Podsumowanie szkolenia pt. „Jak pisać skuteczne wnioski grantowe i zarządzać projektami badawczymi?”

Skąd pozyskać środki na realizację badań naukowych? Jak przygotować wniosek grantowy, który przekona ekspertów do wartości naszego pomysłu? I dlaczego zdobycie finansowania to dopiero początek pracy nad projektem? Na te pytania odpowiadali uczestnicy szkolenia online „Jak pisać skuteczne wnioski grantowe i zarządzać projektami badawczymi?”, które odbyło się 4 listopada 2026 r. w ramach cyklu Science-Up: Extra, organizowanego przez Stowarzyszenie Blisko Nauki.

Spotkanie poprowadził dr Tomasz Kusio z Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie, posiadający wieloletnie doświadczenie w przygotowywaniu, pozyskiwaniu finansowania i realizacji projektów badawczych oraz rozwojowych, zarówno krajowych, jak i międzynarodowych. Prowadzący podzielił się również perspektywą osoby oceniającej wnioski grantowe, dzięki czemu uczestnicy mogli lepiej zrozumieć, na co zwracają uwagę eksperci i jakie błędy mogą przekreślić szanse na uzyskanie dofinansowania.

Podczas ponadtrzygodzinnego szkolenia uczestnicy poznali kolejne etapy pracy nad projektem – od pomysłu i identyfikacji źródła finansowania, przez przygotowanie wniosku i budżetu, aż po zarządzanie projektem i rozliczenie jego rezultatów.

Od pomysłu badawczego do źródła finansowania

Pierwsza część spotkania koncentrowała się na możliwościach pozyskiwania środków na badania naukowe i inicjatywy rozwojowe. Prowadzący przedstawił podstawowe źródła finansowania, dzieląc je na krajowe, europejskie i ponad­europejskie.

Wśród najważniejszych programów i instytucji omówiono m.in.:

• Narodowe Centrum Nauki (NCN) – finansujące przede wszystkim badania podstawowe, w tym projekty indywidualne i zespołowe.

• Narodowe Centrum Badań i Rozwoju (NCBR) – wspierające badania i rozwój, w szczególności projekty o charakterze praktycznym i wdrożeniowym.

• Fundację na rzecz Nauki Polskiej (FNP) – oferującą wsparcie dla naukowców i zespołów badawczych.

• Horyzont Europa – europejski program finansujący badania naukowe i innowacje, w tym projekty realizowane w międzynarodowych konsorcjach.

Istotną częścią szkolenia było pokazanie, że wybór programu grantowego powinien wynikać nie tylko z tematyki badań, ale również z możliwości i doświadczenia wnioskodawcy. Warto uwzględnić m.in. wymagania dotyczące zespołu, znajomość języków obcych, potencjał organizacyjny instytucji oraz skalę planowanego przedsięwzięcia.

Prowadzący podkreślił również znaczenie dokładnego zapoznania się z dokumentacją konkursową. Warunki finansowania, uprawnienia wnioskodawców, poziom dofinansowania i wymagania formalne mogą różnić się między poszczególnymi konkursami.

Jak przygotować dobry wniosek grantowy?

Kolejnym zagadnieniem była konstrukcja wniosku grantowego. Punktem wyjścia powinno być określenie obszaru badawczego, rozpoznanie aktualnego stanu wiedzy (State of the Art) i zidentyfikowanie problemu oraz luki badawczej, którą projekt ma pomóc uzupełnić.

Prowadzący przedstawił sześć kroków prowadzących od pomysłu do konceptualizacji projektu:

1. Wybór obszaru badawczego – określenie tematyki, która odpowiada zainteresowaniom i kompetencjom badacza.

2. Rozpoznanie stanu wiedzy i luki badawczej – sprawdzenie, co zostało już zbadane i jakiego zagadnienia brakuje w dotychczasowych analizach.

3. Zdefiniowanie problemu badawczego – precyzyjne określenie, czego brakuje, co wymaga wyjaśnienia lub jaki problem należy rozwiązać.

4. Doprecyzowanie problemu – ustalenie, czego dokładnie dotyczy, gdzie i w jakim kontekście występuje oraz dlaczego jest istotny.

5. Dopasowanie projektu do programu finansowania – sprawdzenie, czy planowana inicjatywa wpisuje się w cele i priorytety konkretnego konkursu.

6. Konceptualizacja projektu – przełożenie pomysłu na konkretne cele, metody, działania i oczekiwane rezultaty.

Szczególną uwagę zwrócono na rozróżnienie celu projektu od działań, które mają doprowadzić do jego realizacji. Cel powinien wskazywać oczekiwaną zmianę lub rezultat, np. zwiększenie wiedzy w określonym obszarze, uzupełnienie luki badawczej czy opracowanie nowego rozwiązania.

Na co zwracają uwagę eksperci oceniający wnioski?

Jednym z najbardziej praktycznych elementów szkolenia była analiza kryteriów oceny projektów z perspektywy recenzentów. Prowadzący wskazał osiem obszarów, które mają szczególne znaczenie przy ocenie wniosków:

• doskonałość merytoryczna projektu;

• jakość i adekwatność metodologii;

• potencjał i doświadczenie zespołu realizującego projekt;

• wykonalność zaplanowanych działań;

• wpływ i oddziaływanie projektu;

• upowszechnianie rezultatów;

• jakość i zasadność budżetu;

• wartość dodana i innowacyjność proponowanego rozwiązania.

Ważnym wnioskiem było to, że nawet interesujący temat badawczy nie gwarantuje pozytywnej oceny. Recenzenci mogą zaakceptować samą problematykę, ale zakwestionować nowość naukową, sposób realizacji badań, metodologię lub niewystarczająco uzasadniony wpływ projektu.

Omówiono również najczęstsze błędy formalne i administracyjne, takie jak brak wymaganych załączników, nieaktualne dokumenty, brak podpisów, nieprawidłowe pełnomocnictwa czy niewłaściwy format plików. Wśród problemów merytorycznych znalazły się m.in. nieprecyzyjnie określone cele, niespójność budżetu z harmonogramem, niewystarczające uzasadnienie metodologii oraz brak odpowiedniego planu zarządzania danymi badawczymi.

Jedną z najważniejszych rekomendacji była tzw. zasada czterech oczu – przed wysłaniem wniosku warto poprosić inną osobę o niezależne sprawdzenie jego kompletności, zgodności z regulaminem, poprawności budżetu i spójności całej koncepcji.

Budżet i harmonogram – najpierw działania, potem koszty

Osobny blok szkolenia poświęcono planowaniu finansowemu i czasowemu. Prowadzący podkreślił, że budżet nie powinien być tworzony w oderwaniu od koncepcji projektu. Powinien wynikać bezpośrednio z zaplanowanych celów, zadań i zasobów niezbędnych do ich realizacji.

Uczestnicy poznali zasadę: najpierw cele i zadania, następnie harmonogram, a dopiero później budżet.

W praktyce oznacza to konieczność określenia, jakie działania będą realizowane, kto będzie za nie odpowiadał, ile czasu zajmą i jakich zasobów będą wymagały. Większe zadania warto dzielić na pakiety robocze (Work Packages), uwzględniając również zarządzanie projektem jako jeden z jego istotnych elementów.

Prowadzący zwrócił uwagę na kilka częstych błędów:

• niedoszacowanie kosztów osobowych;

• brak uzasadnienia poszczególnych wydatków;

• niedopasowanie budżetu do harmonogramu;

• kopiowanie kosztorysów z wcześniejszych projektów;

• nieprawidłowe proporcje między poszczególnymi kategoriami wydatków.

Ważne jest także realistyczne planowanie czasu. Szczególnie często niedoszacowywane są okresy rekrutacji uczestników badań, zakupu sprzętu oraz realizacji procedur administracyjnych i zamówień.

Dobrze przygotowany budżet i harmonogram nie są jedynie zestawieniem kosztów i terminów. Pokazują ekspertom, czy projekt rzeczywiście można zrealizować przy założonych zasobach.

Zarządzanie projektem po uzyskaniu dofinansowania

Ostatnia część szkolenia dotyczyła realizacji i rozliczania projektów. Prowadzący przypomniał, że uzyskanie pozytywnej decyzji grantowej to dopiero początek kolejnego etapu pracy.

Skuteczne zarządzanie wymaga m.in. odpowiedniej organizacji zespołu, podziału odpowiedzialności, monitorowania postępów, zarządzania ryzykiem, prowadzenia dokumentacji i przygotowywania sprawozdawczości.

Szczególnie ważne są dwa obszary monitorowania:

• postęp rzeczowy – czy zaplanowane zadania i działania są realizowane zgodnie z harmonogramem i założeniami projektu;

• postęp finansowy – czy wydatki są ponoszone zgodnie z zatwierdzonym budżetem i zasadami konkursu.

Prowadzący zwrócił również uwagę na znaczenie ostatniego etapu cyklu życia projektu, czyli ewaluacji. To właśnie wtedy należy ocenić nie tylko poprawność rozliczenia finansowego, ale również osiągnięte rezultaty naukowe, zdobyte doświadczenia i długoterminowy wpływ przedsięwzięcia.

Ważnym pojęciem była także trwałość rezultatów projektu. Szczególnie w projektach europejskich finansowanie powinno umożliwić uruchomienie określonych działań, których efekty będą wykorzystywane również po zakończeniu finansowania.

Od teorii do praktyki

Szkolenie miało również wymiar warsztatowy. Uczestnicy mieli okazję odnieść przedstawione zagadnienia do własnych pomysłów i planowanych inicjatyw, zastanawiając się nad doborem źródeł finansowania, określeniem celów, zakresem działań i możliwościami ich realizacji.

Spotkanie pokazało, że skuteczne pozyskiwanie grantów wymaga połączenia kilku kompetencji: badawczych, analitycznych, finansowych i organizacyjnych. Sam dobry pomysł nie wystarczy – trzeba jeszcze umieć przekonująco go uzasadnić, zaplanować jego realizację i zadbać o osiągnięcie zakładanych rezultatów.

Dziękujemy dr. Tomaszowi Kusiowi za podzielenie się doświadczeniem i praktycznymi wskazówkami, a wszystkim uczestnikom za aktywny udział i wspólną dyskusję!